Theo Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2017, người tham gia BHXH, BHYT sẽ được cấp một mã số BHXH – là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan BHXH cấp để ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT. Việc cấp mã số BHXH duy nhất cho người tham gia BHXH, BHYT là cơ sở để xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung toàn quốc về quá trình đóng, hưởng của từng người tham gia BHXH, BHYT; thống nhất và liên thông công tác quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT; tiến tới cấp, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử đảm bảo kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia trong quản lý, thực hiện chính sách BHXH, BHYT. Việc quản lý dữ liệu mã số BHXH tập trung quốc gia sẽ giúp hạn chế tối đa việc cấp trùng thẻ BHYT, sai thông tin thẻ BHYT, xác định đúng quá trình tham gia BHXH, BHYT để đảm bảo các quyền lợi cho người tham gia; bên cạnh đó người tham gia có thể tra cứu thông tin tham gia BHXH, BHYT, sử dụng mã số BHXH cùng giấy tờ tùy thân khi khám chữa bệnh nếu bị mất hoặc quên thẻ BHYT.

Để thực hiện điều này, ngày 08/8/2017, BHXH Việt Nam ban hành Công văn 3340/BHXH-ST hướng dẫn về việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo mã số BHXH. Theo đó, các mẫu mới của sổ BHXH, thẻ BHYT có bổ sung nội dung về mã số BHXH sẽ được áp dụng từ ngày 01/8/2017. Đối với các sổ BHXH và thẻ BHYT đã cấp mà chưa được đổi, cấp lại theo mẫu mới thì vẫn có giá trị sử dụng cho đến khi được đổi, cấp lại.

Ngày 28/8/2017, BHXH Việt Nam ban hành thêm Công văn 3799/BHXH-BT hướng dẫn việc hoàn thiện, cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT. Theo đó, lộ trình cấp mã số BHXH cho những người đang tham gia BHXH, BHYT mà chưa có mã số BHXH dự kiến hoàn thành trước ngày 31/12/2017, lộ trình cấp đổi thẻ BHYT cho người tham gia BHXH, BHYT theo mã số BHXH dự kiến hoàn thành vào ngày 30/6/2018.

Để thực hiện lộ trình trên, đối với người đang tham gia BHXH, BHYT chưa có mã số BHXH thì thực hiện kê khai, bổ sung thông tin BHXH, BHYT. Theo đó, BHXH Việt Nam chỉ đạo các cơ quan BHXH gửi đến các đơn vị sử dụng lao động (i) Danh sách người tham gia BHXH, BHYT chưa có mã số BHXH (Mẫu MS1), (ii) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và (iii) Thư ngỏ từ cơ quan BHXH. Các đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Chuyển Mẫu TK1-TS, Thư ngỏ đến người lao động và hướng dẫn người lao động kê khai bổ sung chính xác, đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS.
• Nhận lại đầy đủ Mẫu TK1-TS đã bổ sung thông tin từ người lao động và kiểm tra, rà soát lại thông tin được kê khai, hướng dẫn người lao động hiệu chỉnh lại nếu phát hiện ra sai sót.
• Chuyển Mẫu MS1 và Mẫu TK1-TS của người lao động đã kê khai bổ sung thông tin đến cơ quan BHXH thông qua Bưu điện.
  Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị sử dụng lao động cập nhật chính xác, đầy đủ thông tin của người lao động bổ sung trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm kê khai hoặc kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN; gửi dữ liệu điện tử theo quy định; đồng thời, gửi Mẫu MS1 và Mẫu TK1-TS đến cơ quan BHXH thông qua Bưu điện.
• Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho trường hợp cấp trùng số sổ BHXH, đơn vị sử dụng lao động thông báo cho người lao động nộp lại sổ BHXH cấp trùng và chuyển sổ BHXH cấp trùng đến cơ quan BHXH thông qua Bưu điện. Sau đó, cơ quan BHXH sẽ xử lý hồ sơ và cấp sổ BHXH, thẻ BHXH theo mã số BHXH cho đơn vị sử dụng lao động thông qua Bưu điện để trả cho người lao động.

Hiện nay, nhiều cơ quan BHXH địa phương đã ban hành các văn bản hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động thực hiện các thủ tục cần thiết, tiêu biểu như:

BHXH Thành phố Hà Nội: Công văn 2252/BHXH-QLT ngày 30/8/2017 về việc rà soát mã số BHXH đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT (xem nội dung công văn tại đây).

BHXH Thành phố Hồ Chí Minh: Công văn 1919/BHXH-QLT ngày 12/9/2017 về việc thực hiện rà soát, bổ sung thông tin người tham gia BHXH, BHYT (xem nội dung công văn tại đây); Công văn 1966/BHXH-QLT ngày 19/9/2017 về việc thực hiện xác định và cấp mã số BHXH (xem nội dung công văn tại đây).