Chứng cứ Điện tử trong Giao dịch Thương mại và Giải quyết Tranh chấp

Stephen Le

Các phương tiện điện tử ngày càng chiếm ưu thế so với ‘văn bản giấy’ trong giao dịch thương mại tại Việt Nam. Thư điện tử, điện thoại di động, thậm chí các ứng dụng chat cũng được doanh nghiệp tận dụng triệt để trong việc giao kết, trao đổi thông tin và thực hiện hợp đồng. Xu hướng chung là các doanh nghiệp thường ưu tiên phương tiện điện tử trước rồi sau đó mới giao nhận ‘văn bản giấy’ như là một biện pháp ‘phòng vệ’ khi xảy ra tranh chấp. Cũng có những doanh nghiệp chọn sử dụng phương tiện điện tử 100% không cần ‘văn bản giấy’. Nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm, hiệu quả là những ưu điểm vượt trội của phương tiện điện tử, tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn những rủi ro khôn lường. Ai gửi, gửi khi nào, đã nhận chưa, ai nhận, có thẩm quyền không, v.v, là những vấn đề mà các bên tranh chấp chất vấn nhau không hồi kết. Nếu không cẩn trọng, doanh nghiệp phải đối mặt với các hậu quả nặng nề như phạt vi phạm, chịu lãi suất, bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật Việt Nam, thậm chí là ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Vậy, làm thế nào để kiểm soát rủi ro? Liệu rằng phương tiện điện tử có thể thay thế hoàn toàn ‘văn bản giấy’ hay không? Dữ liệu trích xuất từ phương tiện điện tử có phải là chứng cứ? Chứng cứ điện tử có giá trị như thế nào trong giao dịch thương mại và giải quyết tranh chấp?

Quy định chung về chứng cứ điện tử theo pháp luật Việt Nam

Chứng cứ điện tử là gì?

Pháp luật không định nghĩa về ‘chứng cứ điện tử’. Đây là thuật ngữ thông dụng mà những người tham gia tố tụng, người làm công tác pháp luật, các bên tranh chấp thường sử dụng.

Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 chỉ quy định ‘dữ liệu điện tử’ là ‘nguồn chứng cứ’. Về bản chất, đây chính là ‘chứng cứ điện tử’:

  • Điều 93, Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định: Chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp.”
  • Điều 94, Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định: Chứng cứ được thu thập từ các nguồn sau đây: 1. Tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử. […].”
  • Điều 95.3, Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định: “Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Luật Giao dịch Điện tử 2005 quy định: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự”.

Từ các quy định pháp luật trên, có thể khái quát: ‘Chứng cứ điện tử’ là tất cả những thông tin, dữ liệu được thu thập từ mạng máy tính như internet, thư điện tử, fax, ứng dụng chat, hoặc các phương tiện/thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di động, máy ảnh, v.v.

Đặc điểm của chứng cứ điện tử

  • Không thể tìm thấy bằng mắt thường: Chứng cứ điện tử được tìm thông qua các lệnh, đôi khi chỉ chuyên gia mới có thể tìm kiếm hoặc ở những nơi chỉ có thể tiếp cận bằng các công cụ đặc biệt.
  • Dễ bị ẩn hay biến mất: Ở một số thiết bị và tại một số điều kiện nhất định, bộ nhớ máy tính (dữ liệu chứa chứng cứ) có thể bị đè (hoặc thay đổi) bởi chức năng hoặc hoạt động thông thường của thiết bị. Điều này có thể do sự dừng đột ngột của hệ thống hay do cài đặt thông tin mới đè lên thông tin cũ do thiếu dung lượng bộ nhớ hay có thể do yếu tố môi trường như nhiệt độ cao, ẩm ướt làm hỏng bộ nhớ lưu trữ.
  • Có thể bị thay đổi hoặc bị phá hủy: Trong quá trình sử dụng thông thường, các thiết bị điện tử luôn thay đổi trạng thái bộ nhớ theo yêu cầu của người sử dụng trong quá trình cập nhật dữ liệu/lưu các thay đổi hay do quá trình cập nhật tự động dữ liệu của hệ điều hành thiết bị.
  • Dễ nhân bản: Dữ liệu điện tử có thể được sao chép vô thời hạn với hàng loạt bản sao giống hệt như bản gốc.

Sự khác biệt giữa chứng cứ điện tử và chứng cứ truyền thống (đa số là văn bản giấy)

Chứng cứ điện tử Chứng cứ truyền thống
Có thể thay đổi cấu trúc trong máy tính hoặc đường truyền. Khó thay đổi cấu trúc.
Có thể thay đổi chứng cứ mà không để lại dấu vết. Có thể để lại dấu vết khi thay đổi chứng cứ.
Khó có thể nhận biết chứng cứ vì chúng được lưu trữ và mã hóa. Dễ dàng nhận biết chứng cứ ngay từ khi nhìn thấy.
Dễ dàng nhân bản. Khó nhân bản.
Tốc độ công nghệ ảnh hưởng đến chất lượng chứng cứ. Điều kiện vật chất ảnh hưởng đến chất lượng chứng cứ.

Giá trị của chứng cứ điện tử trong giao dịch thương mại

Hợp đồng điện tử và các chứng cứ điện tử khác trong giao dịch thương mại

Trong giao dịch thương mại, ‘chứng cứ điện tử’ rất phổ biến và đa dạng như: hợp đồng điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử trao đổi qua lại, thông báo đăng tải trên website doanh nghiệp, tin nhắn điện thoại di động, file mềm dữ liệu các loại, nội dung trao đổi qua các ứng dụng chat, mạng xã hội, ảnh chụp, ghi âm, ghi hình, v.v.

Hợp đồng điện tử là chứng cứ quan trọng nhất, đánh dấu sự giao kết giữa các bên và khởi tạo ra các giao tiếp điện tử, dẫn đến hình thành hàng loạt chứng cứ điện tử khác trong quá trình thực hiện và chấm dứt hợp đồng. Hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi và đang chiếm ưu thế so với hợp đồng giấy trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là hoạt động thương mại quốc tế. Điều 33 Luật Giao dịch Điện tử quy định: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”. Như vậy, hợp đồng thương mại có thể được giao kết bằng rất nhiều cách thông qua các phương tiện/thiết bị điện tử như điện thoại, fax, thư điện tử, ứng dụng chat, v.v.

Liệu ‘hợp đồng điện tử’ có giá trị pháp lý không?

  • Điều 34, Luật Giao dịch Điện tử 2005 thừa nhận giá trị pháp lý của Hợp đồng điện tử: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
  • Điều 5, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
  • Điều 15, Luật Thương mại thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu trong hoạt động thương mại: “Trong hoạt động thương mại, các thông điệp dữ liệu đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật thì được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương văn bản.

Từ các quy định trên, theo quan điểm của chúng tôi, hợp đồng thương mại được giao kết/thực hiện thông qua các phương tiện điện tử có giá trị pháp lý như ‘văn bản giấy’.

Hợp đồng điện tử giao kết thành công là tiền đề để tạo ra các chứng cứ điện tử khác trong quá trình thực hiện và chấm dứt hợp đồng như: nhân sự trong các bộ phận/phòng ban của cả hai doanh nghiệp sẽ trao đổi thông tin, đưa ra ý kiến, quyết định bằng email, điện thoại, ứng dụng chat về tiến độ thanh toán, giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giám sát chất lượng, khiếu nại, bảo hành, phạt vi phạm, tạm ngưng thực hiện hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, v.v.

Phương thức tạo ra chứng cứ điện tử trong giao dịch thương mại

Các doanh nghiệp thường sử dụng ‘chữ ký điện tử’ trên các tài liệu về giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng thương mại (hợp đồng, thông báo, công văn, bản vẽ, thiết kế, hóa đơn, chứng từ, v.v). Đây là các chứng cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp.

Chữ ký điện tử có nhiều loại: chữ ý số và các loại chữ ký khác do người dùng tạo ra trên tệp (file) word, excel, PDF bằng các thủ thuật máy tính, ứng dụng, v.v, nhằm xác minh người ký và chứng minh sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.

Chữ ký số là loại chữ ký điện tử có giá trị tin cậy và độ bảo mật cao nhất:

Yếu tố so sánh Chữ ký điện tử (không phải là chữ ký số) Chữ ký số
Tính chất Chữ ký điện tử có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. Chữ ký số có thể được hình dung như một ‘dấu vân tay’ điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người ký.
Tiêu chuẩn Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn.

Không sử dụng mã hóa.

Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã.
Cơ chế xác thực Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại, v.v. ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ.
Tính năng Xác minh tài liệu. Bảo mật tài liệu.
Xác nhận Không có quá trình xác nhận cụ thể. Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Bảo mật Dễ bị giả mạo. Độ an toàn cao.
Giá trị chứng cứ Thấp. Cao.
Chi phí Không. Có.

Vì bất kỳ ai cũng có thể tạo được chữ ký điện tử bằng kỹ thuật máy tính mà không tốn phí nên so với chữ ký số thì các loại chữ ký điện tử khác có số lượng người dùng rất lớn, nhưng khi xảy ra tranh chấp, giá trị chứng minh của chữ ký số là vượt trội vì tính xác thực cao.

Ngoài các tài liệu có chữ ký điện tử (chứng cứ phổ biến nhất) thì các thông điệp dữ liệu khác cũng được xem là chứng cứ điện tử. Ví dụ: email trao đổi thông tin, đoạn ghi âm/video clip ghi hình cuộc họp trực tuyến, hình ảnh/video được thực hiện bằng điện thoại di dộng, v.v. Tuy nhiên, giá trị chứng minh của mỗi chứng cứ còn phụ thuộc vào khả năng lập luận, phản biện của doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý thường gặp

Tình huống 1: Không xác định được người gửi & nhận thông điệp dữ liệu

Công ty A giao kết thành công hợp đồng thương mại điện tử với Công ty B. Theo hợp đồng: Công ty A sẽ đặt cọc số tiền bằng 50% giá trị hàng hóa vào ngày 01/9/2021; Công ty B sẽ giao hàng vào ngày 01/10/2021 và Công ty A sẽ thanh toán thêm 50% tiền hàng còn lại vào cùng ngày. Nếu Công ty A vi phạm thời hạn đặt cọc, Công ty B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, không phải giao hàng và không trả lại tiền cọc. Nếu Công ty B vi phạm nghĩa vụ giao hàng thì phải hoàn cọc và chịu phạt một khoản bằng với tiền cọc. Ngày 20/8/2021, Giám đốc Công ty A gửi email cho Công ty B đề nghị dời ngày đặt cọc sang ngày 10/9/2020 và nhận được email phản hồi ‘đồng ý’. Ngày 10/9/2021, Công ty A chuyển tiền đặt cọc cho Công ty B. Ngày 01/10/2021, Công ty B gửi email cho Công ty A, tuyên bố chấm dứt hợp đồng, từ chối giao hàng và không hoàn lại tiền cọc.

Ý kiến của Công ty A

Việc đặt cọc trễ hạn đã được Công ty B đồng ý. Nên, Công ty B phải tiếp tục thực hiện hợp đồng. Nếu không, phải hoàn lại toàn bộ tiền cọc và một khoản phạt cọc bằng với tiền cọc.

Ý kiến của Công ty B

  • Công ty B chưa bao giờ đồng ý gia hạn thời hạn đặt cọc.
  • Địa chỉ thư điện tử (email) ngày 20/8/2021 phản hồi ‘đồng ý’ mà Công ty A trình ra chỉ là của nhân viên kế toán của Công ty B, không được Công ty ủy quyền và không có thẩm quyền quyết định.
  • Công ty B kiểm tra trong hệ thống email của mình, không có email của nhân viên này gửi ra nên không công nhận tính xác thực của email do Công ty A đưa ra.
  • Nhân viên kế toán này xác nhận mình không gửi email như Công ty A cáo buộc.

Quan điểm của chúng tôi: Công ty A bất lợi hơn về chứng cứ và có thể bị mất tiền đặt cọc.

Tình huống 2: Không xác định được thời gian, địa điểm thể hiện trong dữ liệu chứng cứ

Theo hợp đồng thương mại đã giao kết, Công ty A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng với điều kiện gửi cho Công ty B một thông báo trước 30 ngày. Ngày 01/5/2021, Công ty A ký, đóng dấu Thông báo chấm dứt hợp đồng từ ngày 01/6/2021, bỏ vào bì thư và giao cho một nhân viên X đến Công ty B gửi trực tiếp. Đến Công ty B thì bảo vệ từ chối cho gặp lãnh đạo và đề nghị nhân viên X giao văn bản để mình chuyển vào Ban Giám đốc. X đồng ý và chụp ảnh giao nhận bì thư với bảo vệ để về báo cáo Công ty A. Ngày 01/7/2021, Công ty B liên hệ qua email, yêu cầu Công ty A thực hiện hợp đồng. Công ty A phản đối, cho rằng hợp đồng đã chấm dứt từ ngày 01/6/2021.

Ý kiến của Công ty A

Hợp đồng đã chấm dứt từ ngày 01/6/2021. Công ty A gửi ảnh nhân viên đã chụp khi giao cho bảo vệ Công ty B để chứng minh.

Ý kiến của Công ty B

Công ty không nhận được thông báo nào từ Công ty A.

  • Ảnh do Công ty A gửi thể hiện được chụp ngày 01/5/2021 nhưng không chứng minh được đây có phải là ngày chụp thực tế hay không, vì bất kỳ ai cũng có thể cài đặt ngày giờ trên điện thoại di động trước khi chụp và ngày giờ hiển thị của file ảnh chính là ngày giờ do người dùng điện thoại chủ động cài đặt.
  • Ảnh thể hiện nhân viên Công ty A và bảo vệ Công ty B đang cầm chung một phong bì nhưng không rõ địa điểm ở đâu và bên trong phong bì là gì.
  • Bảo vệ Công ty B xác nhận có nhận 1 phong bì từ người trong ảnh nhưng không nhớ nhận khi nào, ở đâu và đây là thư của cá nhân mình, hiện không còn giữ.

Quan điểm của chúng tôi: Công ty A bất lợi hơn về chứng cứ, có thể buộc phải tiếp tục thực hiện hợp đồng và chịu phạt vi phạm/lãi suất chậm thanh toán/bồi thường thiệt hại (nếu có).

Giải pháp hạn chế rủi ro

  • Doanh nghiệp nên sử dụng thư điện tử làm phương tiện trao đổi chính trong giao kết, thực hiện, chấm dứt hợp đồng thương mại; hạn chế sử dụng các hình thức trao đổi như gọi điện thoại, gọi/nhắn tin qua ứng dụng chat, mạng xã hội à khó thu thập chứng cứ và giá trị chứng minh của các chứng cứ này thấp.
  • Doanh nghiệp nên sử dụng thư điện tử của công ty để trao đổi thông tin; tránh sử dụng thư điện tử cá nhân như gmail, yahoo, v.v. à khó thu thập chứng cứ và không xác định được danh tính người dùng.
  • Doanh nghiệp nên sử dụng và yêu cầu đối tác sử dụng chữ ký số, thay vì chữ ký điện tử khác trên các tài liệu, chứng cứ quan trọng trong giao dịch thương mại như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chứng từ, đơn đặt hàng, thông báo tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng vì tính xác thực cao của chữ ký số à giá trị chứng minh cao.
  • Sau khi giao kết, gửi – nhận tài liệu bằng phương tiện điện tử, hai bên cùng ký bổ sung văn bản giấy để lưu trữ hồ sơ để phòng khi dữ liệu điện tử bị hư hỏng, thất lạc thì vẫn có chứng cứ để giải quyết nếu xảy ra tranh chấp. Thời điểm này chưa tranh chấp nên hai bên dễ dàng hợp tác ký xác nhận trên các văn bản.
  • Yêu cầu người có thẩm quyền của đối tác xác nhận ý kiến quyết định những vấn đề quan trọng để tránh trường hợp người đưa ra quyết định là người không có thẩm quyền.
  • Nội dung của hợp đồng thương mại cần quy định rõ:
    • Địa chỉ thư điện tử nào của hai bên được chỉ định sử dụng để trao đổi thông tin trong giao kết và thực hiện hợp đồng;
    • Thời điểm nào được xem là đã gửi – đã nhận thông tin gửi qua phương tiện điện tử;
    • Người nào có thẩm quyền quyết định những vấn đề quan trọng (đặt hàng, giá cả, thanh toán, tạm ngừng, chấm dứt hợp đồng) của cả hai bên.

Giá trị của chứng cứ điện tử trong giải quyết tranh chấp

Giá trị chứng minh của chứng cứ điện tử trong giải quyết tranh chấp

Chứng cứ điện tử trong giao dịch thương mại cũng chính là chứng cứ điện tử được sử dụng trong giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài Thương mại.

Việc thu thập, giao nộp chứng cứ và chứng minh là nghĩa vụ của các bên tranh chấp, chủ yếu là của nguyên đơn. Cơ quan giải quyết tranh chấp chỉ hỗ trợ đương sự việc thu thập, xác minh chứng cứ trong một số trường hợp luật định mà đương sự không thể tự mình thu thập. Vai trò chính của Tòa án/Trọng tài Thương mại là kiểm tra, đánh giá chứng cứ do các bên cung cấp và đưa ra phán quyết.

Chứng cứ điện tử có giá trị chứng minh thấp hơn chứng cứ truyền thống (đa số là văn bản giấy). Thông thường, đương sự không thể chứng minh đươc tính nguyên vẹn của chứng cứ điện tử, không xác định được người khởi tạo và truyền dữ liệu, tức là không chứng minh được sự thật khách quan.

Nhiều trường hợp đương sự lưu trữ chứng cứ điện tử trong quá trình thực hiện hợp đồng không đầy đủ dẫn đến thông tin bị đứt quãng, không lôgic với các chứng cứ khác trong hồ sơ vụ án nên không có giá trị chứng minh.

Chứng cứ điện tử do một bên cung cấp dễ bị phản bác bởi lập luận khoa học, hợp lý của bên còn lại. Việc thắng hay thua kiện còn phụ thuộc vào kỹ thuật thu thập, sử dụng chứng cứ, lập luận chứng minh, phản biện của các bên tranh chấp.

Chứng cứ điện tử phát huy giá trị chứng minh khi đương sự biết kết hợp với những chứng cứ khác, lập luận và phản biện phù hợp với quy định pháp luật và đúng thời điểm. Điều này còn phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của người đại diện doanh nghiệp giải quyết tranh chấp và tốt nhất nên là luật sư.

Rủi ro trong giải quyết tranh chấp bằng chứng cứ điện tử

Tình huống 1: Công ty A (bên bán) và Công ty B (bên mua) ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, thời hạn từ năm 2015 – 2025. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên giao hàng và thanh toán đúng thỏa thuận. Tuy nhiên, các thông tin về đặt hàng, giao nhận hàng, thanh toán, bảo hành hầu như đều thực hiện thông qua điện thoại, tin nhắn, email và thông qua nhân viên kinh doanh của cả hai doanh nghiệp. Nay, Công ty A và Công ty B thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và thanh toán công nợ. Công ty A yêu cầu Công ty B thanh toán tiền hàng còn thiếu là 10 tỷ đồng thì Công ty B không đồng ý vì cho rằng mình chỉ còn nợ 05 tỷ đồng. Công ty A khởi kiện tại Tòa án.

Công ty A: đã cung cấp các email, tin nhắn, danh sách cuộc gọi, các bản sao kê thanh toán cho Tòa án.

Công ty B: Công ty B cho rằng chỉ nhận được một số trong tổng số thư điện tử mà Công ty A cung cấp, các số điện thoại trong danh sách hầu hết là số di động cá nhân, không rõ của ai và thông tin cuộc gọi là gì. Vì vậy, Công ty B chỉ đồng ý thanh toán cho những đơn hàng mà mình lưu giữ email đặt hàng và ký biên bản nhận hàng. Tổng số tiền là 05 tỷ đồng.

Quan điểm của chúng tôi: Công ty A bất lợi hơn về chứng cứ và có thể bị Tòa án tuyên thua kiện, mất số tiền hàng là 05 tỷ đồng.

Tình huống 2: Công ty A (bên bán) bán phụ liệu ngành sơn cho Công ty B (bên mua). Trong quá trình giao dịch, hai bên không lập hợp đồng mà liên hệ qua điện thoại. Phương thức thoanh toán là Công ty A xuất hóa đơn giá trị gia tăng, khi nhận được hóa đơn thì Công ty B thanh toán tiền. Từ ngày 01/12/2019 đến ngày 01/12/2020, Công ty B nhiều lần liên hệ qua điện thoại mua hàng của Công ty A với tổng số tiền 2 tỷ đồng. Đến ngày 01/3/2021, Công ty B đã thanh toán tổng cộng 1 tỷ đồng và còn nợ số tiền 1 tỷ đồng. Công ty A nhiều lần liên hệ yêu cầu Công ty B thanh toán nợ nhưng không có kết quả. Do vậy, Công ty A khởi kiện tại Tòa án.

Công ty A: cung cấp cho Tòa án chứng cứ gồm 05 Hóa đơn giá trị gia tăng trị giá 1 tỷ đồng mà Công ty B chưa thanh toán.

Công ty B: cung cấp cho Tòa án các email chứng minh hàng hóa do Công ty A bán không đạt chất lượng nên không đủ điều kiện để thanh toán. Hóa đơn là do Công ty A tự ý xuất chứ Công ty B chưa xác nhận. Từ trước đến nay, hàng được lấy trực tiếp từ kho của Công ty A để xuất khẩu ra nước ngoài (không có đơn vị thứ ba can thiệp) nhưng đợt này, đối tác của Công ty B ở nước ngoài đã kiểm tra và xác nhận hàng không đạt chất lượng, yêu cầu trả lại hàng và phạt Công ty B (có biên bản gửi qua email). Vì vậy, khi hàng trả về Việt Nam, Công ty B sẽ trả lại tại kho Công ty A và không đồng ý thanh toán số tiền 1 tỷ đồng.

Quan điểm của chúng tôi: Công ty B bất lợi hơn về chứng cứ. Các email trao đổi và biên bản xác nhận của đối tác nước ngoài được gửi qua email không chứng minh được chủ thể ở nước ngoài là ai, có phải là đối tác thực sự của Công ty B hay không, có phải là bên đã nhận lô hàng từ Công ty A hay không, email được trích xuất ra bản giấy có đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hay không. Công ty B không chứng minh được tiêu chuẩn xác định hàng không đạt chất lượng của đối tác nước ngoài nằm trong giao kết giữa Công ty A và Công ty B. Do đó, Công ty B có thể bị Tòa án tuyên thua kiện, phải thanh toán số tiền hàng còn thiếu là 1 tỷ đồng.

Giải pháp hạn chế rủi ro

  • Chứng cứ điện tử phải được lưu trữ đầy đủ từ khi giao kết hợp đồng cho đến suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
  • Ưu tiên sử dụng chữ ký số cho những người có chức vụ quyền hạn và ký trên những tài liệu quan trọng (hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chứng từ, đơn đặt hàng, thanh toán, thông báo tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng) vì độ tin cậy và bảo mật cao, trong trường hợp thất lạc, cần đối chứng thì có thể trích lục từ bên thứ ba để chứng minh.
  • Để tiết kiệm thời gian, các tài liệu quan trọng có thể thực hiện bằng phương tiện điện tử trước rồi ký, đóng dấu văn bản giấy sau để lưu trữ hồ sơ. Các tài liệu này có giá trị chứng minh cao trong tranh tụng và đặc biệt hữu dụng trong công tác giám định để xác định danh tính người ký để làm rõ trách nhiệm.
  • Chứng cứ điện tử cần được thu thập đúng cách và phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật tố tụng về giá trị của chứng cứ. Ví dụ: email bằng tiếng anh thì phải có bản dịch thuật công chứng, trích xuất chứng cứ điện tử quan trọng thì nên lập Vi bằng để chứng minh dữ liệu được trích xuất từ hệ thống máy tính là nguyên vẹn, khách quan, v.v.
  • Để mang lại kết quả tích cực trong giải quyết tranh chấp, chứng cứ điện tử không thể là chứng cứ duy nhất mà cần phải kết hợp với các chứng cứ khác như: văn bản giấy, lời khai của những người liên quan, người làm chứng, v.v.
  • Kỹ thuật chứng minh là một trong những yếu tố quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp. Thừa nhận hay phản đối chứng cứ của đối phương, phản đối như thế nào còn phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp trong tranh chấp và người đại diện doanh nghiệp giải quyết phải cân nhắc trước khi hành động.
  • Khi xảy ra tranh chấp thương mại, doanh nghiệp nên yêu cầu luật sư uy tín đại diện giải quyết. Trình độ am hiểu pháp luật và kinh nghiệm thực tế của luật sư sẽ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc thu thập, giao nộp chứng cứ, phân tích, đánh giá chứng cứ, lựa chọn thời cơ và đưa ra lập luận phản biện đối phương để bảo vệ tốt nhất lợi ích của doanh nghiệp.

Nếu bạn có thắc mắc về chứng cứ điện tử, vui lòng liên hệ với Luật sư Lê Hoàng Chương theo địa chỉ email hoangchuong.le@letranlaw.com, Luật sư Chương là Luật sư Tranh tụng Hàng đầu Việt Nam với nhiều kinh nghiệm về việc sử dụng chứng cứ và đối chất theo quy định pháp luật Việt Nam tại Tòa án và Trọng tài Thương mại.