Hướng dẫn chi tiết về gia hạn giấy phép lao động nước ngoài

Trong xu thế hội nhập toàn cầu, với nhu cầu nhân lực chất lượng cao, lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngày một nhiều. Thị trường lao động trong điều kiện nền kinh tế mở cửa đã tạo ra dòng di chuyển lao động quốc tế đến Việt Nam. Giấy phép lao động là loại giấy tờ quan trọng cho phép lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Giấy phép lao động có thời hạn không quá 02 năm. Thời hạn tương đối ngắn, vì vậy, bên cạnh việc xin giấy phép, việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài cũng là một vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Việc xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng lâu dài người lao động có trình độ cao trong doanh nghiệp của mình theo đúng quy định của pháp luật.
Trường hợp nào được phép gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài? Thủ tục gia hạn tiến hành như thế nào? Có phức tạp hay không? Mất thời gian bao lâu để xin gia hạn giấy phép lao động?… Hướng dẫn chi tiết về gia hạn giấy phép của chúng tôi sẽ giúp quý vị dễ dàng thực hiện thủ tục này.
Gia hạn giấy phép lao động là gì?
Khi vào Việt Nam làm việc, lao động người nước ngoài sẽ thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động để được làm việc đúng quy định của pháp luật. Thời hạn của giấy phép lao động không được quá 02 năm.
Sau thời hạn được cấp phép, nếu muốn tiếp tục làm việc thì lao động nước ngoài phải thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Hay nói cách khác gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là việc người sử dụng lao động là người nước ngoài thực hiện hồ sơ yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép cho lao động nước ngoài khi giấy phép lao động được cấp đã hết thời hạn quy định. Đây cũng có thể được coi như là thủ tục cấp lại giấy phép lao động.
Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
Để được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, lao động nước ngoài phải được cấp phép lao động. Theo quy định tại Điều 155 Luật Lao động 2019 và Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ- CP, thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài tối đa là 02 năm. Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ- CP.
Khi giấy phép lao động hết hạn, cần làm gì?
Giấy phép lao động có thời hạn. Do đó khi giấy phép lao động hết hạn mà doanh nghiệp vẫn tiếp tục thuê người nước ngoài làm việc thì phải tiến hành xin gia hạn thời hạn giấy phép lao động.
Theo quy định tại Điều 155 Bộ luật lao động 2019 thì giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Việc gia hạn được tiến hành trước thời gian giấy phép được cấp hết hạn. Như vậy thời hạn gia hạn giấy phép cũng tương đương với thời hạn tối đa của cấp phép lao động.
Trước khi giấy phép lao động hết hạn, lao động nước ngoài phải xin gia hạn giấy phép lao động nếu muốn tiếp tục làm việc. Trong trường hợp lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động thì sẽ bị coi là lao động trái phép và bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Đồng thời các công ty và doanh nghiệp sử dụng lao động trái phép cũng sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật. Vì vậy, trước khi giấy phép lao động hết hạn, phải tiến hành gia hạn giấy phép.
Nên gia hạn giấy phép lao động khi nào?
Theo quy định thì trong thời điểm giấy phép lao động của người nước ngoài còn hạn từ 5 đến 45 ngày người nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn giấy phép làm việc.
Do vậy, trước khi giấy phép lao động hết hạn mà người lao động nước ngoài vẫn muốn tiếp tục làm việc, để công việc không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc của cá nhân và doanh nghiệp, cần lưu ý thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
Theo quy định của pháp luật, trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn thì doanh nghiệp làm hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Tuy nhiên, vì nhiều yếu tố khách quan, trong thực tế có nhiều trường hợp thủ tục hành chính bị chậm hoặc bị trả lại hồ sơ. Do vậy, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị và nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trong khoảng thời gian từ 45-60 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn để phòng trừ rủi ro quá thời hạn.
Trong trường hợp nếu quá thời hạn quy định của giấy phép thì không thực hiện được thủ tục gia hạn. Lao động nước ngoài phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động theo một quy trình phức tạp từ đầu. Việc quá hạn giấy phép lao động có thể bị cơ quan quản lý lao động xử phạt theo quy định, cũng như sẽ dẫn đến những khó khăn ảnh hưởng thời hạn của visa, thẻ tạm trú…
Số lần gia hạn của giấy phép lao động?
Trước đây theo quy định cũ, pháp luật không quy định cụ thể về việc giới hạn số lần gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài. Chỉ cần hết hạn là sẽ được gia hạn miễn thời gian không quá 02 năm.
Hiện nay, theo quy định hiện hành tại Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất. Thời hạn gia hạn tối đa là 02 năm.
Hết thời hạn gia hạn mà người lao động vẫn làm việc thì doanh nghiệp sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động mới chứ không được gia hạn thêm lần nữa.

Trường hợp sử dụng giấy phép lao động hết hạn, có bị xử phạt?
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam. Nếu sai phạm sẽ bị xử phạt theo quy định. Giấy phép lao động là một trong những điều kiện đầu tiên, cần thiết nếu người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 151 Bộ Luật Lao động.
Khi giấy phép lao động hết hạn mà người lao động nước ngoài vẫn sử dụng giấy phép lao động thì vi phạm pháp luật quy định và sẽ bị xử phạt theo Khoản 3, 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử lý những vi phạm quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Theo đó, trường hợp sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người sử dụng lao động bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có một trong các hành vi sau đây:
- Làm việc nhưng không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật.
- Sử dụng giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực.
- Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực theo một trong các mức sau đây:
- Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người.
- Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người.
- Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.

Hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khi vi phạm quy định làm việc không có giấy phép hoặc giấy phép đã hết hạn mà chưa gia hạn.
Mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Điều kiện xin gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 16 Nghị Định 152/ 2020/NĐ-CP, điều kiện để lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động là:
- Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
- Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 Nghị định này.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
Theo đó, điều kiện để tiến hành gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là giấy phép lao động đã cấp còn thời hạn ít nhất là 5 ngày nhưng không quá 45 ngày.
Ngoài ra, để được gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì còn phải đảm bảo thêm 02 điều kiện nữa là:
- Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
- Có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?
Căn cứ vào Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam gồm:
- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- 02 ảnh màu chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu.
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định này.
- Một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định này chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
- Giấy tờ quy định tại các khoản 3, 4, 6 và 7 Điều này là 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, nếu của nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự và phải dịch ra tiếng Việt trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.

Và tùy vào từng trường hợp cụ thể có thể phát sinh thêm một số giấy tờ khác như: Quyết định bổ nhiệm, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, điều lệ công ty,…
Quy trình xin cấp gia hạn giấy phép lao động theo quy định Việt Nam
Quy trình xin gia hạn giấy phép lao động thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Đầu tiên, trong thời gian 30 ngày trước khi nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài. Thời hạn giải quyết là 15 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tiếp, 12 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp qua mạng.
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn
Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày, trước ngày giấy phép lao động hết hạn, sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn lại giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
Nộp kèm hồ sơ là văn bản thông báo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội về vị trí công việc được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài hoặc văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc nhà thầu được tuyển người lao động nước ngoài vào các vị trí công việc không tuyển được người lao động Việt Nam.
Bước 3: Cơ quan thẩm quyền xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động với người đăng ký gia hạn giấy phép lao động
Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Nội dung hợp đồng lao động không được trái với nội dung ghi trong giấy phép lao động đã được gia hạn.
Bước 5: Gửi bản sao giấy phép lao động và bản sao hợp đồng lao động đã ký kết đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao giấy phép lao động đã được đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã gia hạn giấy phép lao động đó.
Bước 6: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn quy định của giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi Người lao động nước ngoài được gia hạn Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động mới. Thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm theo giấy phép lao động mới được gia hạn.
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết thủ tục gia hạn giấy phép lao động dành cho người nước ngoài mới nhất năm 2023. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho quý vị!
Cùng tìm hiểu sâu hơn ở những bài viết tiếp theo. Đừng quên theo dõi và cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác trên trang web của chúng tôi. Khi cần, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết hơn: info@letranlaw.com.