“Work from home” (“WFH”) là thuật ngữ xuất hiện nhiều những năm gần đây dành để chỉ hình thức làm việc tại nhà, làm việc từ xa thay vì đến văn phòng công ty.  Đặc biệt trong đại dịch Covid-19 vừa qua, khi dịch bùng phát và lây lan mạnh, việc đi lại bị hạn chế thậm chí cách ly hoàn toàn thì WFH là giải pháp được các công ty vận dụng, giúp các công ty duy trình hoạt động ổn định.

Làm việc từ xa không chỉ là hình thức làm việc trong mùa dịch mà hiện nay rất nhiều công ty trong và ngoài nước áp dụng hình thức làm việc này vì những ưu điểm của nó: Giảm chi phí quản lý, giờ làm việc của nhân viên được linh động hơn, giảm tai nạn giao thông, giảm chi phí đi lại, tâm lý nhân viên thoải mái, …. Chính vì những ưu điểm đó, đây có thể được dự đoán cũng là một xu hướng làm việc phổ biến cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số.  Vậy việc cho phép nhân viên làm việc từ xa mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Có vi phạm luật lao động không?… Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Những lợi ích của hình thức làm việc từ xa

Lợi ích của của hình thức làm việc từ xa là chắc chắn có cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên đối với các nhân viên, có thể sẽ có nhiều người thích, nhiều người không nhưng những lợi ích của nó thì không ai có thể phủ nhận.

• Thay đổi văn hóa làm việc truyền thống.  Không giống như làm việc tại văn phòng, nhân viên khi làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian gặp gỡ và kết nối hay tương tác trực tiếp với các đồng nghiệp.  Tất cả các kết nối chủ yếu thông qua thiết bị công nghệ.  Điều này bắt buộc nhân viên phải thay đổi thói quen thích nghi để đảm bảo tiến độ công việc được đáp ứng nhanh nhất, tiện lợi nhất, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhất. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp họ không chỉ thay đổi nơi làm việc mà còn thay đổi hình thức quản trị công ty, quản lý nhân viên. Để thực hiện phương pháp làm việc từ xa một cách hiệu quả, nhiều doanh nghiệp, cơ quan đã xây dựng một khung chính sách bao gồm các quy định quy chế, trách nhiệm quyền hạn, kỷ luật chung. Hầu hết các vị trí công việc đều có thể làm việc online, nhưng phải kết hợp song song với làm việc truyền thống tại văn phòng vì thế văn hóa công sở cũng mang tính “công nghệ” hơn so với trước;
• Giảm chi phí tài chính cho các yêu cầu địa điểm, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng… Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, phải chịu chi phí cố định lớn thì làm việc tại nhà sẽ giảm bớt chi phí.  Chẳng hạn như tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, tiền hỗ trợ đi lại của nhân viên…  Đối với những doanh nghiệp lớn có thể tận dụng thời gian di chuyển để cải thiện bộ máy hoạt động của công ty, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới… Khi làm việc từ xa, lượng thời gian nhân viên dành tại văn phòng sẽ ít hơn. Do đó chi phí thuê mặt bằng được giảm thiếu đáng kể. Thậm chí nếu biết áp dụng phương án làm việc từ xa linh hoạt, công ty có thể giảm được tới 30% chi phí mặt bằng so với làm việc tại văn phòng;
• Tận dụng sức mạnh công nghệ để đạt hiệu quả cao nhất.  Việc ứng dụng các thiết bị công nghệ là không thể thiếu khi làm việc từ xa.  Có nhiều công ty đã tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm được ngân sách bằng cách tổ chức lại các quy trình kỹ thuật. Và việc sử dụng công nghệ cũng mang tới doanh thu cao hơn.  Trong không gian làm việc truyền thống, nhân viên sẽ có mặt và ngồi quanh bàn họp để trình bày dữ liệu, công việc và các ý tưởng.  Tất nhiên, đây là cách họp hiệu quả.  Tuy vậy, họp trực tuyến cũng đem lại hiệu quả tương tự, thậm chí là còn dễ tiếp cận hơn gặp mặt trực tiếp một khi âm thanh, microphone, các quy định đều được xử lý tốt;
• Gia tăng cơ hội làm việc với những nhân viên ở các khu vực khác nhau.  Với hình thức làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên đến từ nhiều vùng miền, khu vực khác nhau, thậm chí là các quốc gia khác nhau.  Điều này giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, tìm hiểu được thị trường mới và năng suất tăng cao.  Các nhân viên ở văn phòng sở tại cũng có thể học hỏi thêm về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ những nhân viên quốc tế;
• Làm việc từ xa hiệu quả công việc cũng không kém, thậm chí là hơn.  Hiệu quả công việc là phương thức chủ yếu để đánh giá năng suất của nhân viên.  Vì vậy, khi làm việc từ xa, nhân viên vẫn phải đảm bảo thực hiện công việc như khi làm việc tại văn phòng.  Công ty có thể dễ dàng giám sát xem nhân viên đã hoàn thành công việc đúng thời hạn hay chưa.  Qua đó, công ty biết được nhân viên có đảm bảo khối lượng công việc hay không.  Thậm chí có nghiên cứu cho thấy năng suất làm việc tăng 13% khi làm việc từ xa một ngày/mỗi tuần;
• Giúp linh hoạt thời gian nghỉ ngơi, nâng cao chất lượng đời sống cho nhân viên.  Rõ ràng khi làm việc tại nhà, người ta không phải đi đến công ty, không bị ràng buộc về giờ giấc, điều này vừa tiết kiệm được một khoảng thời gian và cả tiền bạc.  Khi làm việc, nhân viên có thể cân đối thời gian nghỉ ngơi.  Nếu như ở môi trường công sở, tại nơi làm việc, đồng nghiệp có thể làm phiền hay nói chuyện, bàn tán thì khi làm việc ở nhà, không gian yên tĩnh hơn, bạn có thể tập trung tìm ra hướng giải quyết vấn đề tốt hơn, không lo bị làm phiền.  Lợi ích cuối cùng khi làm việc tại nhà là thời gian linh hoạt hơn, giúp bạn có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, duy trì các thói quen tốt, không bị ảnh hưởng bởi công việc.

Những bất lợi sẽ có khi nhân viên làm việc từ xa

Làm việc từ xa là chủ trương nhân văn nhưng cả doanh nghiệp và người lao động đều có những cái được và cái mất.  Ngoài những lợi ích, chúng ta cũng cần phải nhìn nhận nhược điểm của mô hình này.

• Doanh nghiệp khó khăn hơn trong việc quản lý nhân viên.  Có lẽ đây là nỗi trăn trở của hầu hết các chủ doanh nghiệp khi nhân viên làm việc tại nhà.  Nếu không sát sao hàng ngày, hàng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả. Việc quản lý từ xa vẫn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp. Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý nhân viên thông qua email, báo cáo và các cuộc họp online.  Doanh nghiệp khó kiểm soát được người lao động bởi điều này còn phụ thuộc vào sự trung thực của nhân viên.  Do đó, các công ty cần xây dựng một quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nhân viên hiệu quả hơn;
• Điều kiện cơ sở vật chất không đủ để đáp ứng.  Đối với nhân viên văn phòng làm việc trực tiếp bằng máy tính cá nhân thì có lẽ làm việc từ xa không có quá nhiều khó khăn. Nhưng đối với một số vị trí đặc biệt hơn như nhân viên thiết kế, lập trình web, … cần một không gian đủ yên tĩnh và máy tính được trang bị đầy đủ và chuyên sâu hơn thì có lẽ làm việc tại nhà sẽ không phải hình thức tối ưu nhất.  Khi máy tính, điều kiện cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu của công việc thì sẽ ảnh hưởng rất lớn.  Đây là một trong những bất cập điển hình của hình thức làm việc từ xa;
• Giảm tương tác với đồng nghiệp. Việc giao tiếp trong công việc đóng vai trò quan trọng giúp các cá nhân có thể xử lý, trao đổi và bàn bạc công việc một cách nhanh chóng và chính xác.  Phương pháp giao tiếp chủ yếu khi làm việc từ xa là thông qua internet.  Điều này sẽ hạn chế mức độ tương tác với đồng nghiệp.  Giao tiếp với đồng nghiệp không chỉ giúp giải quyết công việc mà còn giúp giải tỏa căng thẳng khi áp lực, cần sự chia sẻ. Đây là nhược điểm lớn khi mà nhân viên làm việc ở nhà có thể dẫn đến những tình trạng như: buồn, chán, stress,…;
• Làm việc mất tập trung, lẫn lộn giữa thời gian công việc và việc cá nhân. Do làm việc trong môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tập trung cũng như hoàn thành công việc.  Làm việc tại nhà là một sự lựa chọn không mấy thích hợp với một số người khả năng tập trung kém, đặc biệt là những người có con nhỏ.  Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung dẫn đến công việc tồn đọng, hiệu quả công việc kém;
• Đòi hỏi tính tự lập, tự giải quyết vấn đề.  Đơn giản bởi lẽ nếu làm việc ở nhà sẽ có nhiều yếu tố tác động hơn, dễ khiến người ta quên đi trách nhiệm của mình.  Cũng cần phải xác định nếu làm việc ở nhà, bạn sẽ có ít cơ hội để tiếp cận và tương tác với đồng nghiệp, do vậy, bạn sẽ phải tự giải quyết những vấn đề khó khăn trong công việc là chính.  Phong cách làm việc vì thế cũng có thể sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp hơn nếu như bạn không tự biết trau dồi.

Hình thức làm việc từ xa có vi phạm quy định của luật lao động không?

Vấn đề được đề cập đến là liệu là hình thức làm việc từ xa có vi phạm luật lao động không khi mà thời gian làm việc gần như full-time? Hay ngược lại, chế độ của người lao động có bị ảnh hưởng gì không khi người lao động gần như nghỉ không đi làm?

Hiện tại pháp luật không quy định cụ thể về việc người lao động phải làm cố định thời gian ở công ty hay ở nhà hay ở một vị trí nhất định nào khác.  Đây hoàn toàn là do sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.  Khoản 1 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.”.   Như vậy, việc trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương thỏa thuận, năng suất và chất lượng thực hiện công việc chứ không căn cứ vào địa điểm làm việc.  Do đó, nếu người lao động có năng suất và chất lượng công việc bằng hoặc tốt hơn so với năng suất và chất lượng khi làm tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải trả đầy đủ lương cho người lao động theo thỏa thuận.  Mặt khác, dù người lao động không đến công ty làm việc, không đủ ngày chấm công như quy định của luật Bảo hiểm Xã hội, nhưng thực tế người lao động vẫn làm việc, công ty vẫn có trách nhiệm tham gia Bảo hiểm Xã hội đầy đủ cho người lao động nên các chế độ của người lao động vì thế cũng không bị ảnh hưởng.

Chúng tôi vừa giúp quý vị hình dung về một xu hướng làm việc mới.  Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa hay làm việc tại công ty không quan trọng, quan trọng là:  dù làm việc ở đâu bạn cũng phải nỗ lực hết mình.  Làm việc bằng sự linh hoạt học hỏi, ý thức trách nhiệm và cả trái tim nhiệt huyết thì chắc chắn kết quả đạt được sẽ hơn cả sự mong đợi!

Và đừng quên, khi gặp những vấn đề về lao động, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết hơn: info@letranlaw.com