Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và phát triển không những phải kiểm soát các rủi ro trong chính sách, chiến lược kinh doanh mà còn phải kiểm soát được những rủi ro về pháp lý.  Khác với các loại rủi ro khác, rủi ro pháp lý có phạm vi, thời gian tồn tại kéo dài và thiệt hại khó xác định.  Doanh nghiệp được kinh doanh tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ mà pháp luật không ngăn cấm. Tuy nhiên, với môi trường kinh doanh đầy biến động, phức tạp, doanh nghiệp tham gia vào rất nhiều mối quan hệ nên phải đối mặt với những vấn đề pháp lý không mong muốn. Thậm chí hậu quả có khi phải nhận án phạt tù.  Mỗi doanh nghiêp cần phải xác định được những rủi ro có thể gặp phải trong từng tình huống cụ thể, để lập kế hoạch quản trị nhằm giúp doanh nghiệp có những phương án tốt nhất đối phó với tình huống rủi ro xảy ra.  Quản trị rủi ro pháp lý tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất, vận hành đúng phương hướng, đạt được mục tiêu phát triển bền vững và nâng tầm giá trị thương hiệu.

Ý nghĩa của việc quản lý rủi ro pháp lý trong kinh doanh

Song hành cùng hoạt động kinh doanh là các giao dịch, thủ tục pháp lý bắt buộc.  Đây là một một trong những nội dung tất yếu và quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải biết để có thể dự trù kế hoạch thực hiện, ứng phó.  Và các hoạt động này luôn đi kèm với những rủi ro nhất định, doanh nghiệp cần nhận diện được những nguy cơ tiềm ẩn để có giải pháp hạn chế, xử lý lý kịp thời,  giảm thiểu đến mức thấp nhất những tổn thất nếu có thể xảy ra, giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi.  Quản trị rủi ro pháp lý bằng cách vận hành các kiến thức pháp luật sẽ giúp quá trình phát triển của doanh nghiệp đi lên bền vững.  Các doanh nghiệp không có sự chuẩn bị, không có kế hoạch, thiếu kiến thức pháp lý trong các hoạt động giao dịch, được xem là nguồn gốc chủ yếu cho những rủi ro pháp lý có thể xảy ra.  Rủi ro pháp lý phải được phòng tránh tuyệt đối, không thể sơ sài  chấp nhận hoặc bỏ qua. Bởi chỉ có nền tảng pháp lý vững chắc thì doanh nghiệp mới phát triển vững mạnh.  Đó là ý nghĩa của việc quản trị rủi ro pháp lý, cũng là câu trả lời cho câu hỏi vì sao phải quản trị tốt công tác pháp lý doanh nghiệp.

Những yếu tố có thể phát sinh rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh

Rủi ro pháp lý là việc một sự kiện liên quan đến pháp lý có thể có khả năng xảy ra hoặc không xảy ra trong quá trình doanh nghiệp vận hành.  Và khi xảy ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.  Yếu tố tác động dẫn đến xảy ra rủi ro có cả sự chủ quan từ doanh nghiệp lẫn khách quan đến từ bên ngoài

Các yếu tố chủ quan từ doanh nghiệp.  Hai yếu tố cơ bản mang tính chủ quan có thể phát sinh các rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp thường vướng phải.  Đầu tiên là sự thiếu ý thức trong việc tìm hiểu và thực thi pháp luật.  Kế đến là năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp còn hạn chế.

Sự thiếu ý thức trong việc tìm hiểu và thực thi pháp luật được thể hiện qua quá trình thực tế.  Nhiều doanh nghiệp Việt Nam còn chưa quan tâm và đề cao nhu cầu tìm hiểu các qui định pháp luật liên quan tới hoạt động kinh doanh,  đặc biệt là thương mại quốc tế, pháp luật nước ngoài, điều ước quốc tế và tập quán quốc tế.  Hậu quả của việc thiếu ý thức tìm hiểu pháp luật là không hiểu biết pháp luật về thương mại quốc tế, từ đó xảy ra cách hành xử thiếu cẩn trọng của doanh nghiệp.  Chẳng hạn, doanh nghiệp thực hiện các hành vi theo yêu cầu của đối tác mà không biết rằng hành vi đó bị cấm theo pháp luật của nước đó.  Hay như khi gặp phải các tranh chấp trong quá trình giao dịch tại tòa án nước ngoài, nhưng do không chịu tìm hiểu pháp luật nước ngoài về vấn đề tranh tụng tại tòa nên đã không có sự hợp tác, tham gia vào quá trình xét xử, rốt cuộc phải nhận phán quyết bất lợi từ phía tòa án.

Và, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp còn hạn chế là một thực tế.  Hạn chế về tài chính cũng như cả về hiểu biết pháp luật.  Đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thuộc dạng vừa và nhỏ, một số doanh nghiệp được coi là lớn thì cũng chưa thực sự có được khả năng cạnh tranh cao với các doanh nghiệp trong khu vực cũng như trên thế giới.  Nói khác đi, năng lực quản trị, tài chính của đại đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn có sự thua kém khá nhiều so với các doanh nghiệp nước ngoài.  Chính sự thua kém đó đưa đến hệ lụy là trong quá trình đàm phán thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế, để có được một giao dịch thành công thì doanh nghiệp Việt Nam thường buộc phải nhượng bộ, phải buộc chấp nhận một số điều khoản trong hợp đồng chưa thỏa đáng.  Những điều khoản này có thể là nhân tố phát sinh rủi ro pháp lý sau đó.  Hạn chế còn thể hiện ở năng lực giải quyết các tranh chấp trong quá trình giao dịch.  Doanh nghiệp chưa hiểu rõ môi trường, pháp luật đầu tư kinh doanh quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam sẽ không có khả năng tiếp cận pháp lý phục vụ cho việc kinh doanh hay giải quyết tranh chấp.

Các yếu tố khách quan tác động từ bên ngoài. Về mặt khách quan cũng có hai ý tố cơ bản đưa đến những rủi ro.  Đó là, không thể tiên liệu cũng như biết được sự thay đổi pháp luật và hệ thống trợ giúp cho doanh nghiệp về các vấn đề pháp lý còn nhiều hạn chế.

Không biết được sự thay đổi của pháp luật.  Cùng với sự phát triển của xã hội lẽ dĩ nhiên pháp luật cũng sẽ luôn có những thay đổi.  Có những sự thay đổi của pháp luật doanh nghiệp có thể tiên liệu được nhưng có những thay đổi doanh nghiệp không thể đoán trước.  Để kịp thời ứng phó được những thay đổi của pháp luật đòi hỏi doanh nghiệp phải hội đủ các điều kiện tiên quyết  như ý thức tuân thủ pháp luật, đội ngũ cán bộ pháp lý nội bộ tốt hay sự hỗ trợ tốt từ phía các văn phòng, công ty luật.  Cũng như có những điều kiện thuộc về khách quan như tính minh bạch trong việc thay đổi pháp luật của Nhà nước, thời hạn để thực thi qui định mới của pháp luật… Trong trường hợp thiếu đi những điều kiện khách quan thì doanh nghiệp rơi vào tình trạng không thể tiên liệu hay cập nhật được những thay đổi của pháp luật và như thế sẽ hoàn toàn có thể gặp phải các rủi ro pháp lý. Ví dụ sự thay đổi về ưu đãi thuế. Thuế là một trong những sự quan tâm lớn của bất kỳ doanh nghiệp. Vì thế sự thay đổi pháp luật về ưu đãi thuế nếu có thể dự đoán hoặc biết trước trong một khoảng thời gian thích hợp thì doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro xảy ra. Đã có không ít trường hợp doanh nghiệp Việt Nam do không thể tiên liệu được sự thay đổi của pháp luật về ưu đãi thuế mà phải gánh chịu nhiều thiệt hại.

Hệ thống trợ giúp pháp lý cho doanh nghiệp còn nhiều hạn chế.  Việt Nam đã có một đội ngũ luật sư khá đông đảo, có các hiệp hội hỗ trợ pháp lý.  Tuy nhiên, năng lực trợ giúp của các lực lượng này, đặc biệt là trong môi trường giao thương quốc tế vẫn còn nhiều hạn chế.  Mà trong hoạt động thương mại quốc tế, thông thường doanh nghiệp cần đến sự bảo trợ về độ an toàn pháp lý từ việc sử dụng các dịch vụ tư vấn của các văn phòng luật sư, công ty luật hay các hiệp hội, cơ quan nhà nước… Do đó, nếu hệ thống trợ giúp pháp lý này còn có những hạn chế thì sẽ khó lòng giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro pháp lý.

Quy trình thực hiện quản trị rủi ro pháp lý

Quản trị, kiểm soát được rủi ro là việc các doanh nghiệp buộc phải thực hiện nếu muốn phát triển bền vững. Các bước quản trị, kiểm soát rủi ro pháp lý được tiến hành theo trình tự:

Nhận diện nguy cơ phát sinh rùi ro phá lý. Đây là việc làm nên được doanh nghiệp tiến hành thường xuyên.  Mỗi doanh nghiệp cần tự nhận thức được vai trò vô cùng quan trọng của pháp luật đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.  Để nhận diện được mối nguy hiểm về rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung về tính tuân thủ luật doanh nghiệp, luật lao động và bảo hiểm xã hội, vấn đề pháp lý hợp đồng, nhận thức về sở hữu trí tuệ, luật cạnh tranh, các quy trình phối hợp ẩn chứa nhiều mối nguy hiểm. Thông thường nguy cơ rủi ro pháp lý sẽ phát sinh từ yếu tố chủ quan lẫn khách quan.

Xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro pháp lý.  Sau khi nhận diện được nguy cơ, doanh nghiệp phải tiến hành xử lý ngay lập tức bằng cách áp dụng các quy trình pháp lý.  Việc xây dựng các quy định, quy trình thực hiện công việc trong nội bộ doanh nghiệp là rất cần thiết nhằm thiết lập và tạo ra những hành lang pháp lý an toàn trong hoạt động của mỗi bộ phận, đơn vị, giúp mỗi người xác định được ranh giới được phép hay không được phép thực hiện và tiên liệu được các trách nhiệm mà mình phải đối mặt khi vi phạm quy định.  Việc xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro pháp lý sẽ hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp lưu ý: Cấu trúc lại bộ máy tổ chức doanh nghiệp theo hướng gọn nhẹ, phân chia trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, ưu tiên xây dựng, áp dụng các quy trình kiểm soát thường xảy ra rủi ro như quy trình mua bán, xuất nhập hàng hóa, quy trình thu chi tài chính, quy trình quản lý kho hàng, quy trình kiểm soát hợp đồng, công việc nghiệp vụ…

Trau dồi, bổ sung kiến thức pháp luật cho cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp. Cần tự nâng cao tinh thần thượng tôn pháp luật.  Mỗi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp đều tác động khác nhau đến hiệu quả hoạt động và thành công của doanh nghiệp.  Đặc biệt, ở vai trò quyết định hoặc tham mưu về chuyên môn, các cấp quản lý chủ chốt trong doanh nghiệp sẽ không chỉ ảnh hưởng trực tiếp mà còn rất lớn đến khả năng gặp rủi ro của doanh nghiệp.  Do vậy, các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp cần phải được đào tạo, hướng dẫn, cập nhật để có hiểu biết và nắm vững được quy định pháp luật trong lĩnh vực công việc phụ trách.  Một số lĩnh vực pháp luật mà các cán bộ cấp quản lý bắt buộc phải nắm bắt và cập nhật thường xuyên như: pháp luật doanh nghiệp, pháp luật hợp đồng, pháp luật về thương mại, pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, pháp luật thuế, pháp luật về sở hữu trí tuệ.

Xây dựng hệ thống dữ liệu pháp lý và pháp chế doanh nghiệp.  Mỗi doanh nghiệp với ngành nghề hoạt động đặc thù của mình đều cần tập hợp và hệ thống đầy đủ các quy định pháp luật có liên quan, tạo thành thư viện pháp luật của doanh nghiệp để bất kỳ cán bộ, nhân viên nào cũng có thể truy cập và tra cứu thuận tiện nhất phục vụ công việc.  Thư viện này có thể triển khai theo hình thức tủ sách pháp luật doanh nghiệp hoặc thư viện điện tử, hoặc cũng có thể sử dụng dịch vụ cung cấp văn bản pháp luật bên ngoài.  Đối với các doanh nghiệp lớn, cần sớm hình thành hoặc nếu đã có thì phải kiện toàn lại phòng pháp chế doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng nhằm đáp ứng đòi hỏi rất lớn của việc tìm hiểu và dự báo pháp luật không chỉ của Việt Nam, các tổ chức quốc tế mà còn của từng nước doanh nghiệp có hoạt động đầu tư kinh doanh.  Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phải có ít nhất một cán bộ chuyên trách về lĩnh vực pháp lý có chuyên môn tốt.  Thiết lập phòng pháp chế nội bộ.  Tùy theo quy mô, nhu cầu và khả năng của mỗi doanh nghiệp, có thể cân nhắc việc thuê luật sư hỗ trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc xây dựng phòng pháp chế nội bộ riêng hoặc phối hợp cả hai cách này. Đối với những doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động kinh doanh có quy mô thì có thể thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ để cùng với pháp chế nội bộ hỗ trợ, kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp với phạm vi tương tác rộng, khả năng hỗ trợ kịp thời trong toàn hệ thống.

Tìm kiếm sự hỗ trợ từ luật sư, các tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý.  Việt Nam ngày càng tham gia sâu rộng vào tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, các tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động thương mại nói chung, thương mại quốc tế nói riêng như dịch vụ tư vấn pháp lý, dịch vụ bảo hiểm, kiểm toán, xúc tiến thương mại… thực sự là bạn đồng hành, chỗ dựa tin cậy, hữu ích của doanh nghiệp trong những tình huống cần thiết. Sự am hiểu và cập nhật thường xuyên các vấn đề pháp lý của các tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý sẽ  giúp hạn chế những rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý phải được phòng tránh, quản trị tuyệt đối, không thể sơ sài.  Bởi chỉ khi có nền tảng pháp lý vững chắc thì doanh nghiệp mới phát triển bền vững và vững mạnh.

Cùng tìm hiểu sâu hơn ở những bài viết tiếp theo.  Đừng quên theo dõi và cập nhập thêm nhiều thông tin hữu ích khác trên trang web của chúng tôi.  Hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết hơn:  info@letranlaw.com