Việt Nam tiếp tục là điểm đến hấp dẫn cho các chuyên gia quốc tế, nhà đầu tư và lao động kỹ thuật cao. Tuy nhiên, từ năm 2025, việc xin giấy phép lao động tại Việt Nam ngày càng được quản lý chặt chẽ với nhiều thủ tục phức tạp hơn. Dù bạn đang chuyển đến Việt Nam làm việc hay có kế hoạch tuyển dụng người nước ngoài, việc nắm rõ quy trình cấp phép mới nhất là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro, chậm trễ hay xử phạt không đáng có. 

Bài viết này cung cấp hướng dẫn toàn diện về điều kiện cấp giấy phép lao động, quy trình nộp hồ sơ từng bước, các trường hợp miễn trừ, cập nhật mới nhất, cùng những lưu ý chiến lược để tăng khả năng hồ sơ được duyệt thành công. 

Ai cần giấy phép lao động tại Việt Nam? 

Theo quy định pháp luật hiện hành, mọi người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam đều phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc diện được miễn theo quy định. 

Giấy phép lao động áp dụng đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hình thức sau:: 

• Làm việc theo hợp đồng lao động với công ty tại Việt Nam 

• Được công ty mẹ ở nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó tại Việt Nam (chuyển nội bộ doanh nghiệp) 

• Thực hiện hợp đồng dịch vụ ký kết với doanh nghiệp Việt Nam 

• Làm việc với vai trò quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật tại công ty Việt Nam 

Việc không có giấy phép lao động hợp lệ không chỉ khiến người lao động nước ngoài có nguy cơ bị trục xuất, mà còn có thể dẫn đến các mức xử phạt nghiêm trọng đối với doanh nghiệp sử dụng lao động.. 

Cơ sở pháp lý và bối cảnh quản lý (2025) 

Hệ thống giấy phép lao động tại Việt Nam hiện đang được điều chỉnh bởi các văn bản pháp lý chính sau: 

• Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Quy định về tuyển dụng và quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam 

• Nghị định 70/2023/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152 

• Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động 

Các điểm mới nổi bật trong giai đoạn 2024–2025 bao gồm: 

• Tăng cường sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) để nộp và theo dõi hồ sơ 

• Siết chặt quy trình giải trình vị trí tuyển dụng và kiểm tra chặt chẽ hơn về bằng cấp, kinh nghiệm của người lao động nước ngoài 

Quy trình xin giấy phép lao động (Từng Bước) 

Quy trình gồm 2 bước chính: 

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài 

Đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động, không phải của người lao động nước ngoài. 

• Nộp Mẫu 01/PLI (hoặc phiên bản mới nhất) lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (DoLISA) 

• Nội dung mẫu đơn phải giải trình lý do cần tuyển lao động nước ngoài thay vì người lao động Việt Nam 

• Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc 

• Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ 

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động 

Sau khi được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, bao gồm các tài liệu sau: 

• Bản sao công chứng hộ chiếu hoặc bản sao có xác nhận của người sử dụng lao động 

• Giấy khám sức khỏe được cấp trong vòng 12 tháng gần nhất 

• Lý lịch tư pháp (từ nước ngoài và/hoặc Việt Nam), cấp trong vòng 6 tháng 

• Bản sao công chứng bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn và xác nhận kinh nghiệm (đã dịch thuật công chứng sang tiếng Việt) 

• Quyết định bổ nhiệm (đối với trường hợp chuyển nội bộ) hoặc dự thảo hợp đồng lao động 

• 02 ảnh màu kích thước 4x6cm 

• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu thuộc diện phải nộp) 

• Mẫu đơn xin cấp giấy phép lao động (Mẫu 09/PLI hoặc mẫu mới nhất), áp dụng với trường hợp không thuộc diện được miễn giấy phép 

Kênh nộp hồ sơ: 

• Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (DoLISA) nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc 

• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: dichvucong.gov.vn 

Thời gian xử lý: Khoảng 5 ngày làm việc 

Thời hạn và gia hạn giấy phép 

Tính đến năm 2025, một giấy phép lao động thông thường có thời hạn tối đa là 2 năm và được gia hạn một lần với thời hạn tối đa thêm 2 năm. 

Dự thảo sửa đổi quy định vẫn giữ nguyên thời hạn này, nhưng bổ sung rằng:
Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động và đã gia hạn một lần, nếu muốn tiếp tục làm việc tại cùng vị trí và chức danh ghi trong giấy phép lao động cho cùng người sử dụng lao động cũ, thì bắt buộc phải nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động mới để được tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. 

Chuyển Đổi Giấy Phép Lao Động Thành Thẻ Tạm Trú  

Khi giấy phép lao động được cấp, người lao động nước ngoài đủ điều kiện để nộp hồ sơ xin thẻ tạm trú, do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Việt Nam cấp. Thẻ tạm trú đóng vai trò như giấy phép cư trú và tái nhập cảnh, mang lại sự thuận tiện đáng kể so với thị thực ngắn hạn. 

• Hiệu lực: Thẻ tạm trú thường được cấp với thời hạn 2 năm và có thể gia hạn tùy theo thời hạn của giấy phép lao động hoặc điều khoản hợp đồng lao động. 

• Lợi ích: Người sở hữu thẻ tạm trú có thể xuất nhập cảnh Việt Nam nhiều lần mà không cần xin thị thực, đồng thời không phải đăng ký tạm trú mỗi lần nhập cảnh. 

• Yêu cầu hồ sơ: Bao gồm giấy phép lao động gốc, hộ chiếu (còn hiệu lực tối thiểu 13 tháng), giấy đăng ký kinh doanh của người sử dụng lao động, mẫu đơn xin cấp thẻ tạm trú (NA6 và NA8), và thư xác nhận của doanh nghiệp bảo lãnh. 

• Thời gian xử lý: Từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ. 

Thẻ tạm trú đặc biệt được khuyến nghị đối với các lãnh đạo cấp cao và người lao động nước ngoài làm việc lâu dài, thường xuyên đi lại hoặc cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp không có thẻ tạm trú, việc gia hạn thị thực sẽ phải thực hiện thường xuyên, làm phát sinh thêm chi phí và thủ tục hành chính. 

Xử Phạt Khi Vi Phạm Quy Định Về Giấy Phép Lao Động 

Trong những năm gần đây, cơ quan chức năng Việt Nam đã tăng cường kiểm tra và xử lý vi phạm, thể hiện quan điểm siết chặt hơn đối với việc tuân thủ pháp luật lao động. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (và các sửa đổi, bổ sung trong tương lai), cả người sử dụng lao động và lao động nước ngoài đều có thể phải chịu hậu quả nghiêm trọng nếu vi phạm: 

• Đối với người sử dụng lao động: 

• Có thể bị phạt tiền từ 30 triệu đến 75 triệu đồng nếu sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hợp lệ 

• Có nguy cơ bị ảnh hưởng đến uy tín, làm suy giảm niềm tin của nhà đầu tư và điểm đánh giá tuân thủ với cơ quan quản lý 

• Đối với lao động nước ngoài: 

• Có thể bị trục xuất nếu bị phát hiện làm việc trái phép; trong những trường hợp nghiêm trọng, có thể bị cấm nhập cảnh trở lại 

• Gặp khó khăn trong việc xin cấp lại giấy phép lao động hoặc thị thực trong tương lai 

• Có thể bị phạt tiền từ 15 triệu đến 25 triệu Việt Nam đồng 

Ngoài ra, cơ quan lao động đã bắt đầu công khai các trường hợp vi phạm như một phần trong nỗ lực minh bạch hóa. Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ đúng quy định và tránh rút gọn thủ tục, hồ sơ một cách không phù hợp. 

Cách Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Giấy Phép Lao Động Thành Công Năm 2025 

Do quy trình cấp giấy phép lao động tại Việt Nam ngày càng được quản lý chặt chẽ và đòi hỏi tính chính xác cao, việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép cần được lập kế hoạch chiến lược và chú trọng đến yếu tố pháp lý. Cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài đều nên chủ động trong quá trình này nhằm tránh các tình trạng trì hoãn hoặc bị từ chối hồ sơ vì lý do hành chính. 

• Nên bắt đầu chuẩn bị từ 2–3 tháng trước để có đủ thời gian xin phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động, hợp pháp hóa giấy tờ, dịch thuật và xử lý các tình huống phát sinh. Việc chuẩn bị sớm đặc biệt quan trọng đối với các vị trí cấp cao hoặc những trường hợp chuyển đổi từ diện miễn thị thực. 

• Sử dụng các biểu mẫu và mẫu đơn chính thức mới nhất của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, vì các biểu mẫu này có thể được cập nhật thường xuyên. Việc sử dụng biểu mẫu lỗi thời là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến hồ sơ bị từ chối. 

• Đảm bảo tất cả tài liệu từ nước ngoài như bằng cấp, lý lịch tư pháp đều được công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (có đóng dấu lãnh sự) và dịch sang tiếng Việt bởi đơn vị chuyên nghiệp. Hồ sơ không đầy đủ hoặc xử lý không đúng quy trình sẽ bị từ chối. 

• Theo dõi thời hạn giấy phép lao động hiện tại và tiến hành gia hạn từ sớm trước khi hết hạn. 

• Nên có sự hỗ trợ từ cố vấn pháp lý am hiểu sự khác biệt theo từng địa phương, đặc biệt nếu doanh nghiệp hoạt động tại nhiều tỉnh thành. Các Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương có thể có cách diễn giải khác nhau đối với một số quy định, và một đối tác giàu kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro không nhất quán hoặc bị từ chối hồ sơ. 

Kết Luận 

Chế độ cấp giấy phép lao động tại Việt Nam năm 2025 phản ánh xu hướng siết chặt quản lý lao động và điều chỉnh đối với nguồn nhân lực nước ngoài. Doanh nghiệp và người lao động chuyên nghiệp cần chủ động, chính xác và luôn cập nhật các quy định pháp lý mới nhằm tránh các rủi ro về xử phạt, chậm trễ hoặc gián đoạn tình trạng cư trú. 

Le & Tran được đánh giá cao về năng lực trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp và bào chữa hình sự, được AmCham Vietnam, Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ khuyến nghị, và liên tục xếp hạng hàng đầu trên Chambers, Legal500 và Benchmark Litigation. Dù doanh nghiệp cần hỗ trợ về tuân thủ doanh nghiệp, bảo vệ pháp lý trước cơ quan quản lý, hay điều tra về các tội phạm cổ cồn trắng, đội ngũ luật sư bào chữa hình sự của chúng tôi luôn cung cấp các chiến lược pháp lý được thiết kế riêng, nhằm hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp và tổ chức vượt qua những thách thức pháp lý phức tạp.   

Để được tư vấn pháp lý chuyên sâu về giấy phép lao động và tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: info@letranlaw.com.