Nền kinh tế Việt Nam đang không ngừng tăng trưởng, thu hút ngày càng nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cũng như các công ty trong nước tăng trưởng nhanh. Cùng với sự phát triển đó là sự giám sát chặt chẽ hơn từ cơ quan quản lý và hệ thống pháp luật lao động ngày càng phức tạp. Bộ luật Lao động năm 2019 cùng với các văn bản hướng dẫn ban hành sau đó đã làm thay đổi cách tiếp cận trong việc tuân thủ lao động, đặt trách nhiệm cao hơn đối với người sử dụng lao động trong việc hiểu và áp dụng đầy đủ các yêu cầu pháp lý chi tiết. 

Tuân thủ lao động không còn chỉ là một thủ tục hành chính – mà đã trở thành một yếu tố mang tính chiến lược. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến thanh tra từ phía nhà nước, xử phạt hành chính, kiện tụng, và tổn hại đến uy tín doanh nghiệp. Quan trọng hơn, sự thiếu tuân thủ có thể làm mất lòng tin của người lao động, gây bất ổn trong nội bộ và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. 

Những quy định về lao động quan trọng mà người sử dụng lao động cần nắm rõ tại Việt Nam 

Nền tảng của việc tuân thủ lao động nằm ở việc hiểu rõ các quy định pháp luật hiện hành và nắm rõ các cơ quan có thẩm quyền thực thi. Bộ luật Lao động năm 2019 là văn bản pháp lý cốt lõi, được hướng dẫn thi hành bởi các nghị định và thông tư do Bộ Nội vụ ban hành, và được thực thi ở cấp địa phương bởi các Sở Nội vụ. 

Luật lao động được áp dụng cho cả người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Luật cũng điều chỉnh các mối quan hệ lao động vượt ra ngoài mô hình lao động truyền thống, bao gồm người học việc, thực tập sinh và lao động thời vụ. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến vai trò của công đoàn. Ảnh hưởng của các thỏa ước lao động tập thể cũng cần được lưu tâm, những thỏa thuận này có thể bổ sung hoặc thay thế một số quyền lợi theo luật định trong những trường hợp nhất định. 

Hợp đồng lao động bắt buộc và các loại hợp đồng 

Pháp luật lao động Việt Nam yêu cầu hầu hết các quan hệ lao động phải được xác lập bằng hợp đồng lao động bằng văn bản, ngoại trừ một số trường hợp công việc có thời hạn dưới một tháng. Hợp đồng phải bao gồm các điều khoản quan trọng như mô tả công việc, mức lương, thời gian làm việc, chế độ phúc lợi và điều kiện chấm dứt hợp đồng. 

Có ba loại hợp đồng chính: 

• Hợp đồng không xác định thời hạn: không có ngày kết thúc cụ thể, cam kết mức độ bảo vệ cao nhất cho người lao động. 

• Hợp đồng xác định thời hạn: có thời hạn tối đa là 36 tháng, được phép gia hạn một lần trước khi phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. 

• Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc hợp đồng lao động ngắn hạn cho công việc có thời hạn dưới 12 tháng. 

Hợp đồng lao động phải được lập bằng tiếng Việt, hoặc song ngữ nếu có liên quan đến người lao động nước ngoài. Theo hướng dẫn gần đây, hợp đồng điện tử có chữ ký số được pháp luật công nhận, với điều kiện đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo tính xác thực. 

Quy định về Thử việc, thời gian làm việc và làm thêm giờ 

Thời gian thử việc khác nhau tùy theo loại công việc: 

• Tối đa 6 ngày đối với công việc không cần trình độ. 

• Tối đa 30 ngày đối với hầu hết các vị trí yêu cầu trình độ. 

• Tối đa 60 ngày đối với các trình độ chuyên môn cao. 

• Tối đa 180 ngày đối với chức danh quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. 

Trong thời gian thử việc, người lao động phải được trả ít nhất 85% mức lương đã thỏa thuận. Nếu thử việc đạt yêu cầu, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng chính thức ngay lập tức. 

Pháp luật Việt Nam giới hạn thời gian làm việc bình thường là 8 giờ mỗi ngày hoặc 48 giờ mỗi tuần. Việc làm thêm giờ được phép nhưng không được vượt quá 40 giờ mỗi tháng hoặc 200 giờ mỗi năm (tăng lên 300 giờ đối với một số ngành nghề nhất định). Tiền lương làm thêm giờ được tính như sau: 

• 150% vào các ngày làm việc trong tuần 

• 200% vào các ngày nghỉ hàng tuần 

• 300% vào các ngày lễ, Tết 

Ngoài ra, người lao động làm việc vào ban đêm phải được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của giờ làm bình thường và thêm ít nhất 20% nữa nếu làm thêm giờ vào ban đêm. 

Người sử dụng lao động nếu không tuân thủ các quy định nói trên có thể bị xử phạt và buộc phải bồi thường cho người lao động. 

Lương tối thiểu, chi trả lương và bảng kê trả lương 

Mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ cập nhật định kỳ. Trong giai đoạn 2024–2025, các mức lương tối thiểu mới được áp dụng theo bốn vùng, tùy theo khu vực kinh tế. Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng mức lương gộp của người lao động phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu sau khi đã trừ các khoản đóng góp bắt buộc. 

Lương phải được thanh toán bằng đồng Việt Nam, dưới hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, theo chu kỳ hàng tháng hoặc nửa tháng. Người lao động phải nhận được bảng kê trả lương chi tiết, trong đó thể hiện rõ lương gộp, các khoản khấu trừ (nếu có), lương thực nhận và các khoản đóng góp liên quan. 

Các hành vi vi phạm dưới đây thường là nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp bị thanh tra hoặc bị người lao động khiếu nại, bao gồm: 

• Trả lương trễ 

• Khấu trừ không có căn cứ hợp pháp 

• Ghi chép lương không chính xác 

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và đoàn phí công đoàn 

Việt Nam yêu cầu người lao động đóng bắt buộc vào ba Quỹ: 

• Bảo hiểm xã hội (BHXH) 

• Bảo hiểm y tế (BHYT) 

• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 

Người lao động có hợp đồng lao động từ một tháng trở lên đều phải đóng các khoản bảo hiểm trên. Mức đóng hiện hành (tính đến năm 2025) như sau: 

• Người sử dụng lao động: đóng 21,5% trên mức lương 

• Người lao động: đóng 10,5% trên mức lương (trích từ tiền lương) 

Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải đóng đoàn phí công đoàn bằng 2% tổng lương, bất kể doanh nghiệp có công đoàn hoạt động hay không. 

Việc không tuân thủ có thể dẫn đến yêu cầu truy thu, tính lãi chậm nộp và các hình thức xử phạt hành chính. Do đó, việc đăng ký chính xác và báo cáo kịp thời là rất quan trọng. 

Quy định về kỷ luật lao động và chấm dứt hợp đồng lao động 

Pháp luật lao động Việt Nam quy định chặt chẽ về cả quy trình xử lý kỷ luật và việc chấm dứt hợp đồng lao động. Việc vi phạm các quy định này thường dẫn đến yêu cầu phục hồi công việc cho người lao động hoặc buộc người sử dụng lao động phải bồi thường. 

Người sử dụng lao động có thể áp dụng hình thức kỷ luật đối với người lao động vì các hành vi như vắng mặt không phép, hành vi sai trái, hoặc không hoàn thành công việc. Tuy nhiên, phải tuân thủ đúng trình tự sau: 

• Thông báo bằng văn bản cho người lao động 

• Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật 

• Tạo điều kiện cho người lao động được tự bảo vệ quyền lợi của mình 

• Ra quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản 

Việc chấm dứt hợp đồng chỉ hợp pháp khi có căn cứ rõ ràng theo quy định, chẳng hạn như: dư thừa lao động, người lao động không đủ năng lực làm việc, hoặc vi phạm nội quy lao động theo Bộ luật Lao động. Người sử dụng lao động phải chứng minh rõ ràng căn cứ pháp lý cho việc chấm dứt, kèm theo tài liệu hỗ trợ như: hồ sơ đánh giá hiệu suất công việc, biên bản kỷ luật, hoặc kế hoạch tái cơ cấu tổ chức. 

Việc chấm dứt lao động mà không có lý do hợp lệ, hoặc không tuân thủ đúng quy trình pháp luật, có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc bị kiện đòi phục hồi công việc và bồi thường thiệt hại. 

Tùy vào lý do chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động cũng phải thông báo trước một khoảng thời gian phù hợp, thường là 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn và 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn. Trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động còn phải trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm, căn cứ vào thời gian làm việc và mức đóng bảo hiểm của người lao động. 

Đối với người lao động nước ngoài, còn có thêm các bước hành chính bắt buộc, bao gồm thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền, cập nhật tình trạng giấy phép lao động, và đảm bảo việc hoàn tất nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm. Nếu không tuân thủ đầy đủ quy trình này, việc chấm dứt có thể bị kéo dài và gây rủi ro pháp lý không cần thiết cho doanh nghiệp. 

Nghỉ phép, ngày lễ và nghỉ ốm 

Người lao động có quyền được hưởng: 

• 12 ngày nghỉ phép, và số ngày này sẽ tăng thêm dựa trên thâm niên làm việc hoặc điều kiện lao động đặc biệt 

• Ngày nghỉ lễ, Tết (thông thường khoảng 11 ngày mỗi năm) 

• Nghỉ ốm, được chi trả thông qua quỹ bảo hiểm xã hội, dựa trên giấy chứng nhận y tế 

Đối với ngày phép năm chưa sử dụng, người lao động có thể được chuyển sang năm sau hoặc được thanh toán tùy theo quy định của công ty và thời điểm chấm dứt hợp đồng. 

Người sử dụng lao động phải theo dõi và ghi chép chính xác tất cả các trường hợp nghỉ, đặc biệt là khi tính lương cuối cùng hoặc giải quyết tranh chấp. 

Những vi phạm pháp luật lao động phổ biến và cách tránh 

Ngay cả những doanh nghiệp có thiện chí cũng có thể vô tình vi phạm pháp luật lao động do hiểu sai quy định, thiếu sót trong quản lý hành chính, hoặc áp dụng các phương thức quản lý nhân sự đã lỗi thời. Trong bối cảnh pháp luật thay đổi nhanh chóng, việc dựa vào thói quen cũ hoặc thỏa thuận không chính thức có thể nhanh chóng dẫn đến rủi ro pháp lý. 

Những vi phạm phổ biến bao gồm: 

• Không ký hợp đồng lao động đúng quy định hoặc kéo dài thời gian thử việc nhiều lần trái với quy định luật 

• Đăng ký tham gia các chế độ bảo hiểm bắt buộc chậm trễ hoặc không đúng 

• Cố tình xếp người lao động vào dạng cộng tác viên/nhà thầu độc lập để tránh đóng thuế và bảo hiểm xã hội 

• Bỏ qua các bước bắt buộc trong xử lý kỷ luật lao động, dẫn đến khiếu nại chấm dứt hợp đồng trái pháp luật 

• Vượt quá giới hạn giờ làm thêm hoặc tính sai lương làm thêm giờ, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất và logistics 

Ngoài chế tài pháp lý, các sai sót này còn có thể làm ảnh hưởng đến mối quan hệ lao động, tăng tỷ lệ nghỉ việc, và gây tổn hại danh tiếng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. 

Cách tránh vi phạm: 

• Tiến hành kiểm tra nội bộ về tuân thủ lao động ít nhất mỗi năm một lần, tốt nhất nên có sự hỗ trợ từ đơn vị tư vấn pháp lý bên ngoài 

• Cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật và hướng dẫn từ Bộ Nội vụ (MOHA) và Sở Nội vụ (DOHA) 

• Số hóa hồ sơ lao động, đảm bảo dễ dàng truy cập các dữ liệu về bảng lương, chấm công và nghỉ phép 

• Đào tạo đội ngũ nhân sự và quản lý trực tiếp về các nội dung tuân thủ lao động cốt lõi 

Bằng cách đưa tuân thủ lao động vào chiến lược quản lý rủi ro và nhân sự tổng thể, doanh nghiệp sẽ có khả năng vận hành hiệu quả hơn, giữ chân nhân sự, và giảm thiểu tranh chấp. 

Việc chủ động tuân thủ không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín của người sử dụng lao động. 

Bài viết liên quan: Labor Violation in Vietnam: From HR Misstep to Legal Exposure

Tuân thủ để vững vàng, vững vàng để dẫn đầu 

Pháp luật lao động tại Việt Nam đang phát triển với tốc độ nhanh, và việc thực thi ngày càng đồng bộ, chặt chẽ hơn. Đối với doanh nghiệp và người sử dụng lao động, tuân thủ luật lao động không chỉ đơn thuần là một hoàn thành một danh mục các đầu việc, mà là nền tảng để xây dựng niềm tin, giữ chân nhân tài và tránh những tranh chấp pháp lý tốn kém. 

Việc nắm rõ các nghĩa vụ của người sử dụng lao động, kết hợp với hồ sơ pháp lý đầy đủ và tư vấn chuyên môn từ luật sư, sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ, vừa duy trì được đội ngũ lao động ổn định và hiệu quả. 

Le & Tran được công nhận là một trong những hãng luật hàng đầu tại Việt Nam, nhận được đánh giá cao từ các tổ chức pháp lý uy tín như Chambers, Legal500, và Benchmark Litigation. Chúng tôi cũng được là lựa chọn hàng đầu được AmCham Vietnam và Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ khuyến nghị tin tưởng. 

Đội ngũ Luật sư Lao động hàng đầu của chúng tôi nổi tiếng với khả năng đưa ra các giải pháp thực tiễn và chiến lược, nhằm bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của khách hàng. Dù là xử lý tranh chấp phức tạp hay giải quyết những vấn đề nhạy cảm trong lĩnh vực pháp lý, chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn với sự chính xác, chuyên nghiệp và tận tâm. 

Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về tuân thủ lao động tại Việt Nam, hãy liên hệ với chúng tôi qua email: info@letranlaw.com.