Đối với các tập đoàn đa quốc gia và chuyên gia tay nghề cao đến Việt Nam, cơ hội được làm việc tại một trong những nền kinh tế phát triển nhanh nhất châu Á là một trải nghiệm đầy hấp dẫn và nhiều tiềm năng. Tuy nhiên, song song với cơ hội này là một môi trường pháp lý ngày càng được siết chặt, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến quy định về giấy phép lao động, khi Việt Nam đã và đang tăng cường kiểm tra và xử lý vi phạm và gần như loại bỏ các sai sót hành chính.

Bài viết này cung cấp những thông tin thực tiễn về các hành vi bị xem là vi phạm giấy phép lao động tại Việt Nam, mức xử phạt tương ứng, và cách người lao động nước ngoài cũng như bộ phận nhân sự có thể đảm bảo tuân thủ trong năm 2025 và giai đoạn sắp tới.

Thế nào là vi phạm giấy phép lao động? 

Bước đầu tiên để tránh rủi ro pháp lý là phải hiểu rõ những hành vi bị coi là vi phạm. Cơ quan lao động tại Việt Nam giữ lập trường nghiêm khắc về tính chính xác của thủ tục, và ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả đáng kể. Vi phạm thường xảy ra khi người nước ngoài hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động không tuân thủ đúng quy định về lao động.  

Một số vi phạm phổ biến bao gồm: 

• Làm việc khi chưa có hoặc đã hết hạn giấy phép lao động 

• Làm việc không đúng vị trí, chức danh, hoặc địa điểm đã được cấp phép 

• Sử dụng hồ sơ giả hoặc thông tin sai lệch khi xin giấy phép 

• Không làm lại thủ tục khi thay đổi nhà tuyển dụng hoặc vị trí làm việc 

• Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài mà không xin phép 

Dù là cố ý hay do sơ suất, các vi phạm này đều có thể bị xử phạt nghiêm theo quy định pháp luật lao động hiện hành. 

Các tình huống phổ biến dễ dẫn đến vi phạm 

Mặc dù khung pháp lý tại Việt Nam khá rõ ràng, nhưng khi áp dụng vào thực tế, vẫn tồn tại nhiều “vùng xám” có thể dẫn đến những vi phạm ngoài ý muốn. Ngay cả những doanh nghiệp thiện chí hay người lao động nước ngoài cũng có thể rơi vào tình trạng không tuân thủ do quy định chưa rõ ràng, luật thay đổi liên tục, hoặc sai sót trong quy trình thủ tục. Một số trường hợp thường gặp như: 

• Hiểu nhầm về diện được miễn giấy phép lao động (ví dụ: cho rằng dự án ngắn hạn không cần khai báo) 

• Để giấy phép hết hạn trong khi chờ được gia hạn 

• Bổ nhiệm người nước ngoài sang vị trí khác mà không xin giấy phép mới 

• Thuê người nước ngoài làm việc tự do mà không qua thủ tục cấp phép 

• Bộ phận HR không báo cáo kịp thời khi có thay đổi trong hợp đồng lao động 

Chủ động cập nhật quy định và tuân thủ thủ tục là cách tốt nhất để tránh rơi vào các tình huống trên. 

Mức phạt cho hành vi vi phạm giấy phép lao động tại Việt Nam 

Chính phủ Việt Nam đã quy định rõ mức phạt đối với cả cá nhân và doanh nghiệp có hành vi vi phạm: 

Đối với người lao động nước ngoài: 

• Phạt tiền từ 15 triệu đến 25 triệu đồng tùy mức độ 

• Có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam 

Đối với doanh nghiệp tuyển dụng: 

• Phạt tiền từ 1 triệu đến 75 triệu đồng tùy hành vi vi phạm 

• Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp 

Gia hạn và xin lại giấy phép: Có gì mới trong năm 2025? 

Theo quy định mới nhất, phần lớn trường hợp không còn được tự động gia hạn giấy phép. Thay vào đó, người lao động cần nộp lại toàn bộ hồ sơ mới. 

Một số thay đổi chính trong năm 2025: 

• Chỉ được cấp tối đa 2 lần: Sau 2 lần cấp giấy phép, bắt buộc phải nộp hồ sơ xin mới từ đầu 

• Hồ sơ mới hoàn toàn: Cần nộp lại bằng cấp được hợp pháp hóa, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và hợp đồng lao động 

• Thời hạn gắt gao hơn: Nên nộp hồ sơ trước ít nhất 15–30 ngày để tránh bị gián đoạn tình trạng làm việc hợp pháp 

Các bộ phận nhân sự cần phối hợp sớm với cố vấn pháp lý để đảm bảo tiến độ và quy trình đúng quy định. 

Ai được miễn giấy phép lao động tại Việt Nam? 

Một số nhóm người nước ngoài có thể được miễn giấy phép lao động, tuy nhiên vẫn phải thực hiện nghĩa vụ khai báo với cơ quan chức năng. 

Nhóm miễn trừ phổ biến bao gồm: 

• Thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu công ty TNHH 

• Thành viên Hội đồng Quản trị của công ty cổ phần 

• Người được điều chuyển nội bộ công ty trong 11 ngành theo cam kết WTO 

• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 30 ngày và không quá 3 lần mỗi năm 

Lưu ý quan trọng: Dù thuộc diện miễn, vẫn cần nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép tại Sở Lao động. Không khai báo cũng bị xem là vi phạm. 

Cách đảm bảo tuân thủ: Lời khuyên cho người lao động và bộ phận nhân sự 

Để giảm thiểu rủi ro và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan quản lý, doanh nghiệp nên: 

• Bảo đảm chức danh công việc và địa điểm làm việc ghi trong giấy phép lao động phù hợp với nhiệm vụ thực tế và nơi làm việc của người lao động 

• Theo dõi chặt chẽ thời hạn giấy phép lao động và bắt đầu quy trình xin cấp mới hoặc gia hạn sớm 

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác, bao gồm hợp đồng lao động cập nhật, bản mô tả công việc, hộ chiếu và các giấy tờ liên quan 

• Kịp thời thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (DoLISA) khi có thay đổi về tình trạng làm việc, chức vụ hoặc cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 

• Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý về điều kiện miễn giấy phép, các chính sách mới hoặc những hình thức lao động không phổ biến 

Việc tuân thủ pháp luật một cách chủ động giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị phạt, tránh gián đoạn công việc và hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến uy tín. 

Kết luận 

Việt Nam đang siết chặt quy định về giấy phép lao động, và các vi phạm có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho cả người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng họ. Với những thay đổi trong năm 2025, các bộ phận HR cần chú trọng đến thời hạn, vị trí công việc và quy trình miễn trừ. 

Le & Tran là một trong những hãng luật hàng đầu tại Việt Nam, được các doanh nghiệp toàn cầu và chuyên gia tin tưởng trong lĩnh vực tuân thủ lao động và tư vấn di trú. Chúng tôi liên tục được xếp hạng bởi Chambers, Legal500 và Benchmark Litigation, đồng thời được Đại sứ quán Hoa Kỳ và AmCham Vietnam khuyến nghị. 

Để được hỗ trợ pháp lý trong quản lý giấy phép lao động tại Việt Nam, vui lòng liên hệ: info@letranlaw.com